HISTORIA PRAWDZIWA III: SKRAJNOŚĆ

Dokładność w sklepie jest ważna. Ale gdzie kończy się kontrola, a zaczyna przesada?

Jeżeli jesteście z Akademią Nowoczesnego Sklepu od jakiegoś czasu, to pewnie zwróciliście uwagę, że dość często piszę o dokładności.

O tym, żeby zwracać uwagę na szczegóły.

Na detale.

Na każdą złotówkę.

Bo właśnie te wszystkie małe rzeczy w dłuższej perspektywie tworzą skalę.

I jasne!

Dalej tak uważam i dalej będę się trzymał tego kierunku.

Ale ostatnio wydarzyła się sytuacja, która skłoniła mnie do pewnej refleksji.

Bo jeżeli jesteśmy szczegółowi i dokładni, to ustalmy również pewne granice.

Być może czasami jesteśmy nawet zbyt czepliwi i skrupulatni tam, gdzie nie powinniśmy.

„Dokładność jest potrzebna. Problem zaczyna się wtedy, kiedy tracimy proporcje.”

Dostawa mięsa i… 2 gramy różnicy

Do sklepu przyjechała dostawa mięsa.

Panie, jak zawsze, dokładnie ją sprawdzały.

Ważyły towar.

Porównywały wszystko z dokumentem.

Pilnowały, żeby dostawa się zgadzała.

I bardzo dobrze.

Bo wielokrotnie powtarzam:

Nie ignorujmy pieniędzy. Nawet złotówki.

Tylko że tym razem pojawił się pewien problem.

Sytuacja dotyczyła korpusów kurczaka, których waga nie zgadzała się dokładnie o:

0,002 kg

Tak.

O 2 gramy.

I właśnie tutaj zaczęła się moja refleksja.

Dlaczego przy produktach ważonych mogą pojawić się różnice?

Tak dla wyjaśnienia.

Na sklepach wagi przy stoiskach mięsnych mają tolerancję nawet na poziomie około 0,005 kg.

Takie wagi z reguły mają maksymalny udźwig do około 15 kg.

Na hurtowniach z kolei spotykamy większe wagi, których dokładność może być ustawiona co 0,05 kg, a maksymalny udźwig może sięgać nawet 150 kg.

To ogromna różnica.

I siłą rzeczy, jeżeli towar waży na przykład:

10,28 kg

to waga na hurtowni może pokazać:

10,30 kg

Magazynier przeważnie i tak odejmie te kilka deko, żeby wynik był bardziej korzystny dla klienta.

Ale czasami zwyczajnie nie da się utrafić co do jednego grama.

I później na sklepie może pojawić się drobna różnica.

Kontrola dostawy jest potrzebna. Wręcz obowiązkowa

I właśnie w tym momencie warto się zatrzymać.

Nie chodzi o to, żeby przyjmować wszystko bez sprawdzenia.

Nie chodzi o to, żeby wierzyć, że skoro dokument mówi jedno, to na pewno dokładnie tyle otrzymaliśmy.

Kontrolujmy.

Sprawdzajmy.

Porównujmy.

Pilnujmy swoich pieniędzy.

Ale…

kontrola nie może zamienić się w obsesję szukania różnicy za wszelką cenę.

„Kontrola ma chronić pieniądze sklepu. Nie może sama zacząć generować niepotrzebnych kosztów.”

Kiedy naprawdę mamy problem?

Jeżeli z jednej strony mamy sytuację, w której dostawca regularnie „gubi” na dostawach po kilka czy kilkanaście złotych, a my tego nie zauważamy, to mamy problem.

I trzeba reagować.

Jeżeli regularnie czegoś brakuje, mamy problem.

Jeżeli kolejne dostawy są zawyżane na korzyść dostawcy, mamy problem.

Jeżeli na przestrzeni miesiąca zaczynają pojawiać się realne różnice finansowe, mamy problem.

Ale jeżeli na dostawie, która ogólnie się zgadza, znajdujemy różnicę 2 gramów na jednym korpusie kurczaka i robimy z tego temat do wyjaśnienia…

to zastanówmy się:

Czy naprawdę pilnujemy wtedy pieniędzy, czy zaczynamy po prostu czepiać się szczegółów?

Czas pracownika również kosztuje

I tutaj dochodzimy do bardzo ważnej rzeczy.

Właściciel sklepu powinien pilnować pieniędzy.

Ale powinien również pilnować czasu swoich pracowników.

Bo czas pracownika także kosztuje.

Jeżeli pracownica przez kilka minut zajmuje się wyjaśnianiem różnicy, która z biznesowego punktu widzenia praktycznie nie ma znaczenia, to sklep ponosi koszt nie tylko samej różnicy.

Płacimy za:

czas

uwagę

energię

pracę pracownika

A przede wszystkim odciągamy pracownika od rzeczy, które naprawdę mogą mieć wpływ na sprzedaż i rentowność sklepu.

W czasie, w którym analizujemy 2 gramy różnicy, pracownik mógłby:

obsłużyć klienta

uzupełnić towar

sprawdzić terminy

poprawić ekspozycję

zadbać o porządek

przygotować promocję

zrobić coś, co faktycznie może przynieść sklepowi pieniądze

I właśnie dlatego warto patrzeć na biznes szerzej.

„Nie każda odzyskana złotówka oznacza zysk, jeżeli po drodze wydaliśmy więcej na jej odzyskanie.”

Nie żyjemy w świecie laboratoryjnej precyzji

Waga może się różnić.

Urządzenia mogą mieć inną dokładność.

Sposób ważenia może się różnić.

Sam produkt również nie zawsze jest idealnie powtarzalny.

Dlatego w praktyce dużo ważniejsze jest zauważenie powtarzającego się schematu niż polowanie na pojedynczą, absurdalnie małą różnicę.

Szukaj schematów, a nie pojedynczych gramów

Jeżeli na kolejnych dostawach regularnie okazuje się, że czegoś brakuje:

reagujmy.

Jeżeli dostawa jest notorycznie zawyżona na korzyść dostawcy:

reagujmy.

Jeżeli na przestrzeni miesiąca zaczynają pojawiać się realne różnice finansowe:

reagujmy.

Jeżeli konkretny dostawca regularnie popełnia te same błędy:

reagujmy.

Ale jeżeli na większości dostaw wszystko się zgadza, a czasami nawet wychodzimy na plus, a my zaczynamy analizować 2 gramy na jednym korpusie kurczaka, to chyba zgubiliśmy gdzieś proporcje.

Nie chodzi o to, żeby przestać kontrolować

Wręcz przeciwnie.

Chodzi o to, żeby:

kontrolować mądrze.

Dobry system kontroli nie polega na tym, że wszystko sprawdzamy z identyczną dokładnością.

Dobry system polega na tym, że wiemy:

co kontrolować

jak często kontrolować

gdzie ryzyko jest największe

które różnice mają realne znaczenie

kiedy naprawdę warto reagować

To ogromna różnica.

Bo właściciel „nowoczesnego” sklepu powinien być dokładny.

Ale powinien być też rozsądny.

„Mądra kontrola nie oznacza kontrolowania wszystkiego. Oznacza wiedzę, co naprawdę warto kontrolować.”

Nie każda różnica jest stratą

Nie każda różnica wymaga interwencji.

I nie każda złotówka, którą teoretycznie możemy odzyskać, jest warta czasu, który poświęcimy na jej odzyskanie.

Bo rentowność sklepu buduje się nie tylko na tym, żeby niczego nie stracić.

Buduje się również na tym, żeby mądrze gospodarować:

swoim czasem

czasem pracowników

energią całego zespołu

pieniędzmi

uwagą kierowaną na naprawdę ważne problemy

I czasami największą oszczędnością jest po prostu wiedzieć, czego i kogo nie warto oraz nie trzeba kontrolować z taką samą dokładnością.

„Ale przecież od 2 gramów się zaczyna…”

Oczywiście zdaję sobie sprawę, że dla niektórych 2 gramy to:

„początek”.

Dzisiaj 2 gramy.

Jutro 20.

Pojutrze kilogram.

Rozumiem ten sposób myślenia.

I właśnie dlatego nie chodzi mi o to, żeby przymykać oko na nieprawidłowości.

Absolutnie nie.

Chodzi o:

proporcje i zdrowy rozsądek.

Jeżeli zauważysz powtarzalność, reaguj.

Jeżeli widzisz realną stratę, reaguj.

Jeżeli coś regularnie się nie zgadza, reaguj.

Ale nie traktuj każdego drobiazgu jak wielkiego problemu biznesowego.

Dokładność tak. Skrajność nie

W Akademii Nowoczesnego Sklepu bardzo często powtarzam:

Nie ignoruj nawet złotówki.

I dalej będę to powtarzał.

Bo jedna złotówka pomnożona przez setki produktów, klientów, dostaw i dni pracy potrafi zrobić naprawdę dużą różnicę.

Ale pomiędzy:

„nie ignoruj nawet złotówki”

a

„rozliczajmy 2 gramy”

jest jeszcze bardzo dużo miejsca na mądre zarządzanie sklepem.

I właśnie w tym miejscu powinniśmy się znaleźć.

Nie po jednej stronie skrajności.

Nie po drugiej.

Tylko pośrodku.

Tam, gdzie mamy:

kontrolę

dokładność

liczby

analizę

zdrowy rozsądek

właściwe proporcje

Podsumowanie

Kontroluj dostawy.

Pilnuj dokumentów.

Sprawdzaj wagę.

Zwracaj uwagę na pieniądze.

Analizuj różnice.

Ale jednocześnie pamiętaj, że czas również jest pieniądzem.

Czas pracownika kosztuje.

Twoja uwaga kosztuje.

Energia zespołu kosztuje.

I nie każda najmniejsza różnica zasługuje na to, żeby poświęcać jej kilka czy kilkanaście minut.

Szukaj przede wszystkim schematów.

Patrz na skalę.

Analizuj to, co faktycznie wpływa na wynik.

Bo czasami można tak bardzo skupić się na tym, żeby nie stracić kilku groszy, że przestajemy zauważać znacznie większe pieniądze leżące tuż obok.

„Dokładność pomaga prowadzić dobry biznes. Skrajność potrafi tylko zabierać czas.”

Nie ignoruj nawet złotówki.

Ale jednocześnie pamiętaj:

między złotówką a dwoma gramami jest jeszcze zdrowy rozsądek.

To wciąż jest bardzo proste 😊